Gestione Elettronica Documentale

Gestione Elettronica Documentale

Un corretto progetto che miri all'ottimizzazione dei flussi delle informazioni all'interno dell'azienda deriva da un’attenta analisi dei processi/canali di input, di elaborazione e di output. GBR Rossetto, grazie alla competenza ed esperienza consolidate nel settore, è in grado di effettuare un'analisi dell'ambiente documentale esistente per offrire una soluzione pienamente conforme alle esigenze aziendali. 

L'impegno di GBR Rossetto è adattare la soluzione rispettando il più possibile le consuete abitudini degli utenti, per favorire al massimo l'uso e la diffusione del nuovo sistema: raggiungere l'obiettivo di efficienza e di efficacia dei processi aziendali in sinergia con le risorse umane e tecnologiche esistenti. Si tratta infatti di una soluzione predisposta per l’archiviazione digitale e di dematerializzazione dei documenti, eliminando l’archivio cartaceo in conformità alla normativa vigente. I vantaggi offerti dalla nostra soluzione sono molteplici e mirano a ridurre i tempi di ricerca dei documenti, accelerare i processi informativi aziendali, consentire a più utenti di accedere ai medesimi documenti/archivi contemporaneamente, liberare spazio fisico per la conservazione della documentazione aziendale. 

Migliorare la qualità dei documenti

I dati aziendali acquisiscono valore nel momento in cui sono erogati al destinatario nella forma e nelle modalità più adeguate per poterli interpretare e utilizzare efficacemente. Il documento aziendale, cartaceo o formato digitale, è il contenitore dei dati del processo aziendale.

Dai “dati” alle “informazioni”
Il servizio offerto da GBR Rossetto si inserisce tra il sistema che genera il flusso documentale e il punto stampa o servizio digitale che utilizza il dato, offrendo numerose funzionalità che valorizzano i dati stessi e li rendono fruibili da numerose applicazioni. Esso ottimizza le informazioni della transazione ricevuta creando documenti cartacei e in formato elettronico, migliorandone qualità e leggibilità, applicando in modo statico e dinamico font, colore, immagini e codici a barre. Vi è inoltre la possibilità di invio simultaneo dei documenti al punto stampa, via email o fax.

Documenti efficaci per decisioni efficaci
I documenti possono essere personalizzati basandosi sulla loro funzionalità all’interno del processo aziendale in maniera simultanea e possono essere inviati ai destinatari del processo. Grazie a questa soluzione, lo stesso flusso di dati neutri viene elaborato, personalizzato e inviato a diversi reparti o utenti coinvolti nell'attività aziendale, consentendo ad ogni attore di avere sempre in primo piano le informazioni più utili per il proprio lavoro.  La stampa del documento è quindi un momento di distribuzione delle informazioni aziendali la cui efficacia è massimizzata grazie al modo in cui sono presentate ai vari utenti aziendali.

Opzioni avanzate per produrre documenti avanzati
I documenti da produrre vengono tradotti in informazioni da veicolare, anche a più destinatari grazie alla funzione Multi Copia. Le stampe possono assumere diversi layout, differenti supporti cartacei prelevati da vari cassetti di stampanti e multifunzione, copie a colori e/o in B/N, ecc. E’ possibile creare documenti .pdf protetti (coperti da password e altre limitazioni di lettura/consultazione), e documenti in formato PDF/A1b, PDF/A2b e PDF/X. Ancora, i documenti da stampare possono migliorare in qualità e leggibilità tramite l’inserimento di immagini, codici a barre, campi con font di differente tipologia, colore e dimensione, definire svariate posizioni e rotazioni dei campi dati per ogni documento. Si ottengono così documenti diversi per scelte grafiche, leggibilità e caratteristiche di stampa.

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